Як користуватися Google Drive

Google Drive - це хмарне рішення для зберігання даних із 15 Гб пам’яті, яке можна отримати безкоштовно та платними тарифами з додатковим сховищем та функціями. Google Drive - зручний варіант завдяки простому інтерфейсу та інтеграції з Google Docs.

Якщо ви новачок у користуванні Google Drive, перегляньте наведений нижче посібник, щоб дізнатись, як створити обліковий запис, завантажувати та завантажувати документи, ділитися своїми файлами та отримувати максимум від послуги.

Починаємо

Доступ до Google Диска

Крок 1: Якщо у вас його ще немає, вам потрібно буде отримати обліковий запис Google, перш ніж продовжувати роботу з Диском. Зареєструватися безкоштовно, і це дасть вам плавний, синхронізований доступ до всіх сервісів Google. Вам потрібно буде заплатити комісію, якщо ви хочете більше 15 ГБ пам’яті, але якщо ви вирішите це зробити, це не вплине на вашу здатність користуватися послугою. Завантаження Google Chrome також не зашкодить, враховуючи те, що популярний веб-браузер має кілька розширень та інструментів, які добре інтегруються з Диском.

Крок 2: Після реєстрації (або входу в існуючий обліковий запис) ви можете отримати доступ до Диска через веб-переглядач або спеціальну мобільну програму, яка наразі доступна як для Android, так і для iOS.

Навігація

Увійшовши на Диск, натисніть різнокольоровий знак плюсНовийу верхньому лівому куті або Мій диск, яка розташована до центру екрана. У мобільному додатку натисніть коло зі знаком плюс у нижньому правому куті. Це відкриє меню, яке дозволить вам створити або завантажити файл на Диск. Ви можете створити електронну таблицю, документ документа, презентацію слайдів, форму, малюнок та купу інших речей за допомогою сторонніх програм.

Ми не будемо детально розглядати, як користуватися кожною з цих безкоштовних програм, але ось декілька порад щодо швидкого використання цих послуг:

Порада 1: Кнопки на Диску досить прості, але якщо ви коли-небудь не впевнені, що хтось робить, просто наведіть на нього курсор миші. Повинно з’явитися спливаюче вікно, яке пояснює функції кнопки.

Порада 2: Якщо ви коли-небудь використовували Microsoft Office - тобто Excel, Word або PowerPoint - тоді програма Google Sheets, Docs і Slides має виглядати знайомою. Вони діють однаково і, можливо, більш інтуїтивно зрозумілі. Ви не знайдете стільки розширених функцій, як у програмному забезпеченні Microsoft, але Drive безкоштовний, тож цього можна очікувати.

Порада 3: Хоча ви можете перейти на основну сторінку Документів, Таблиць або Презентацій, щоб переглянути всі файли цього типу в одному місці, створення папок може бути кращим способом зберегти впорядкованість. Щоб створити папку, клацніть на Новийу верхньому лівому куті, виберітьПапка,і назвіть каталог файлів. Потім просто перетягніть свої файли у вибрану вами папку на головній сторінці Диска.

Ви також можете позначити зірочку файлами, до яких ви хочете отримати доступ пізніше, натиснувши Додати зірочку в меню цього елемента, однак майте на увазі, що їх може переглядати лише той, хто додав їх, а не ті, з ким ви поділилися певним елементом.

Порада 4: Інший спосіб швидко знайти предмет на своєму Диску - скористатися Шукати на Диску функція. Угорі кожної сторінки є поле, де ви можете шукати файл за його назвою або типом. Якщо натиснути стрілку вниз у цьому полі або Більше інструментів пошуку, Ви можете вказати ще більше і шукати файли за певними критеріями, наприклад, за датою або з ким ви надали файл.

Отримайте максимум від Google Диска

Завантаження та обмін документами

Щоб завантажити документ на Диск, натисніть на Завантажити файли або Завантаження файлу кнопка під Новий або Мій дискта виберіть файл із комп’ютера. Drive чудово підходить для особистого використання, але що відрізняє його від інших хмарних служб, це його потужні інструменти для співпраці. Якщо вам потрібно віддалено співпрацювати з кимось над проектом, ви можете поділитися з ним документом та внести зміни разом у режимі реального часу.

Щоб надати спільний доступ до документа після його створення, загляньте у верхній правий кут вікна файлу та знайдіть Поділитися кнопку.

Щоб поділитися документом після його створення, натисніть на Поділитися у правому верхньому куті, додайте співавторів, використовуючи їх електронні адреси, і натисніть синій Готово кнопку. Після того, як їм надано доступ, документ повинен відображатися під Поділилися зі мною на своїй інформаційній панелі Диска, а посилання на спільний документ також буде надіслано на їх поштову скриньку.

Ви можете використовувати спільне посилання внизу Поділіться з людьми та групами меню, щоб надіслати файл за допомогою тексту або іншої служби обміну повідомленнями. Просто натисніть на Копіювати посилання внизу цього меню.

Перебуваючи у спільному документі, ви можете побачити, хто ще редагує його, заглянувши у верхній правий кут вікна. Імена співавторів відображатимуться у різних кольорах (або з їх зображенням в обліковому записі), так що ви зможете швидко розрізнити їх. Просто наведіть курсор на будь-який колір, щоб побачити, кого він представляє.

Завантаження документів та доступ до файлів у режимі офлайн

Ще одна корисна функція Drive - це можливість перегляду та редагування файлів, навіть якщо у вас немає доступу до Інтернету. Все, що вам потрібно зробити, це завантажити розширення Google Docs Offline для Google Chrome. Після завантаження та ввімкнення у налаштуваннях Диска ви зможете отримати доступ до певних файлів (Документи, Таблиці та Презентації), навіть коли ви подорожуєте або не користуєтесь Інтернетом протягом декількох годин. Сіре коло з блискавкою крізь нього з’явиться біля імені вашого файлу у вікні файлу, повідомляючи вас, коли ви перебуваєте в автономному режимі.

Однак одним із недоліків цього є те, що ви можете отримати доступ лише до файлів, які ви створили і ні з ким не надали доступ. Ви також повинні вже відкрити Google Drive у своєму браузері, щоб зробити це. Доступ до даних також можна отримати в автономному режимі через мобільний додаток, за умови, що ви ввімкнули цю функцію в Налаштування заздалегідь.

Додавання кількох співавторів через групу Google

Якщо ви хочете поділитися документом із великою групою людей, ви можете уникнути введення кожної адреси електронної пошти окремо, поділившись документом із цілою групою Google. Кожна людина в цій групі (а також люди, додані до групи пізніше) матимуть доступ до того, чим ви поділилися.

Спільний доступ до кількох файлів одночасно

Потрібно спільно використовувати купу файлів одночасно? Замість того, щоб ділитися кожним файлом окремо, ви можете перемістити їх у папку та поділитися цією папкою. Усі, з ким ви ділитесь папкою, матимуть доступ до всіх даних у ній.

Перетворення документів, створених за допомогою інших програм

Потрібно поділитися документом із колегами чи друзями, щоб вони могли над ним співпрацювати, але вже мають файл в іншій, подібній програмі? Не потрібно засмучуватися. Поки документи перебувають у правильному форматі, більшість файлів можна легко перетворити в Google Docs, які потім можна спільно використовувати та редагувати спільно. Для цього просто завантажте потрібний файл і відкрийте його на Диску. Далі на екрані попереднього перегляду документа, що з’явиться, виберіть Відкрити за допомогою кнопка спадного меню. Залежно від типу файлу, Google запропонує відповідну програму для відкриття. Виберіть програму з цього меню, щоб перетворити її у формат Google Docs. Нижче наведені формати файлів, які зараз можна перетворити на Google Диск.

Повернення до попередньої версії документа

Суттєвою проблемою співпраці є те, що, як правило, важко виправити щось, що хтось ще зіпсував. Особливо з діючими документами, до яких мають доступ багато людей, відстеження змін стає головним болем. На щастя, вам не доведеться хвилюватися, якщо ви потрапили в одну з таких ситуацій - Google підтримує вашу сторону. Drive зберігає кожну оновлену версію ваших документів протягом 30 днів або 100 переглядів, залежно від того, що трапиться раніше. Вбудована функція збереження спрощує повернення до попередньої версії файлу (навіть кілька разів).

Щоб отримати стару версію документа, відкрийте файл, який потрібно змінити. Клацніть Файл> Історія версій . Потім виберіть Див. Історію версій . Відкриється новий екран, а праворуч від документа з’явиться смужка. Цей рядок перелічує попередні зміни у хронологічному порядку. Клацніть на будь-який з них, щоб отримати попередній перегляд цієї конкретної редакції. Якщо це той, за яким ви переслідуєте, натисніть синій Відновити цю версію кнопку, яка з'являється у верхній частині екрана. Після натискання все повернеться до свого колишнього стану. Ще однією корисною функцією в історії версій є можливість побачити, хто вніс зміни. Якщо потрібно, ви можете заблокувати свій документ, щоб редагувати його могли лише ви (і довірені колеги чи контакти), дозволяючи іншим авторизованим користувачам лише права перегляду.

Використання програм Google Drive

Drive - це більше, ніж просто служба синхронізації файлів або набір офісного програмного забезпечення. Google має на це більші плани. На додаток до власного програмного забезпечення, Google пропонує десятки сторонніх програм через Drive. Додатки пропонують функції, завдяки яким ви можете створювати власні схеми, редагувати фотографії, створювати тривимірні моделі, робити ескізи тощо. Чесно кажучи, ми ще навіть не виявили все, що може зробити Drive. Але ще однією особливістю, яку ми любимо, є те, що будь-який файл, який ви створюєте в цих програмах, зберігатиме та синхронізуватиметься з вашим обліковим записом на Диску, як і будь-який інший додаток Google. Перевірте їх тут.