Як користуватися Документами Google - Поради, підказки та поради експертів

Google Docs - це хмарний продукт Google із усіма функціями, необхідними для створення, редагування та спільного використання документів. На відміну від відомих програм Microsoft для створення документів, Google пропонує набір програм, призначених для користувачів, які працюють в Інтернеті. Інтеграція з хмарними можливостями зберігання даних Google Drive дозволяє вам отримувати доступ до документів і працювати з ними з будь-якого місця.

Перехід на Документи Google може бути непростим завданням, оскільки існує багато нових функцій, які можна відкрити, а інтерфейс редагування документів може здатися незнайомим.

Ви можете розпочати роботу з Документами Google, виконавши кілька простих кроків, і дізнавшись більше про різні функції цього інструменту, ви зможете швидко стати експертом Документів Google.

Крок 1. Налаштування облікового запису Google

Використання Документів Google вимагає реєстрації в обліковому записі Google. Однак це можна зробити безкоштовно, і ваш обліковий запис також надає вам доступ до Gmail, Карт Google і YouTube, а також до всього пакету Drive.

Щоб створити обліковий запис Google, перейдіть на сторінку реєстрації. Введіть свою інформацію - включаючи своє ім’я, електронну адресу та дату народження - і натисніть Наступний крок. Прочитайте Політику конфіденційності та Умови використання та натисніть Я згоден. Вітаємо! Тепер у вас є обліковий запис Google. Якщо у вас вже є обліковий запис, просто увійдіть, як зазвичай.

Створіть знімок екрана веб-сторінки облікового запису Google скріншот

Крок 2: Запуск Google Docs

Існує кілька способів отримати доступ до Документів Google, залежно від вашого пристрою. Ви можете завантажити програму з App Store або Google Play або натиснути піктограму Програми у верхньому правому куті домашньої сторінки Google (представлена ​​дев’ятьма квадратами). Потім потрібно натиснути Документи кнопка - можливо, доведеться натиснути Більше у спливаючому меню, щоб побачити його.

Крім того, ви можете перейти до Google Drive і вибрати GoogleДокументив межахМій дискменю вгорі або виберіть Документи Google після натискання Новий ліворуч на сторінці. Останній варіант - перейти безпосередньо до Документів Google. Після запуску веб-програми ви будете готові створити документ.

Крок 3: Створення документа

Щоб створити новий документ, клацніть порожню сторінку з різнокольоровим знаком додавання всередині, який знаходиться у верхньому лівому куті головної сторінки Документів Google. Якщо ви не можете знайти це меню, прокрутіть угору або клацніть різнокольоровий значок плюса в правому нижньому куті екрана. D

Знімок екрана Документів Google скріншот

Якщо ви створюєте документ із Диска, виберіть Документи Google після удару Новий автоматично створить порожній документ. Якщо натиснути маленьку стрілку праворуч поруч із Документи Google, Ви навіть можете створити новий документ на основі наданого шаблону. На вибір є різноманітні варіанти, включаючи резюме, ділові листи та вибір сторонніх шаблонів. Ви навіть можете завантажити наявний файл .doc або .docx на свій Диск, натиснувшиНовий, після чогоЗавантаження файлу.

Крок 4: Почніть працювати

Створивши документ, ви можете приступати до роботи. КлацнітьДокумент без назви у верхньому лівому куті, щоб додати заголовок до документа. Ви також можете налаштувати тип шрифту, розмір тексту та багато іншого за допомогою панелі інструментів у верхній частині сторінки. Якщо ви не бачите свого заголовка або рядка меню у верхній частині сторінки, ці параметри можуть бути приховані. Якщо це так, натисніть стрілку вниз у верхньому правому куті, щоб відобразити їх.

Оскільки ви працюєте у своєму браузері, будь-які зміни, внесені у ваш документ, будуть збережені автоматично. Якщо подивитися праворуч від Допомога у верхній частині екрана, ви або побачите Збереження… або Усі зміни збережено на Диску. Зачекайте, поки з’явиться друге повідомлення, перед тим, як вийти, лише щоб переконатися, що вся ваша робота збережена. Щоб відобразити Історію версій документа, що знаходиться під рукою, натисніть Збереження… або Усі зміни збережено на Диску, що дозволить вам переглянути зміни.

Як поділитися своїми речами

Щоб поділитися своїми документами з іншими людьми, натисніть синійПоділитисяу правому верхньому куті документа, яким ви хочете поділитися. Кнопка буде вклинена між вашим зображенням - за умови, що ви додали його до свого облікового запису Google - та піктограмою коментарів. Після цього запросіть інших користувачів, ввівши відповідну адресу електронної пошти у вікні, що з’явиться.

Люди, з якими ви ділитесь, можуть редагувати, переглядати або коментувати документ залежно від того, які дозволи ви їм надаєте. Це можна змінити, торкнувшись меню праворуч від порожнього поля адреси. Якщо ви хочете поділитися документом з людьми, які використовують щось інше, ніж електронну пошту, натисніть Отримати спільне посилання у верхній частині вікна Спільний доступ. Потім посилання з’явиться безпосередньо внизу (воно також буде скопійовано у ваш буфер обміну).

Якщо натиснутиРозширений У нижньому правому куті цього вікна ви також можете надати спільний доступ до файлу через Gmail, Google+, Facebook або Twitter, але для цього потрібно зробити ваш документ загальнодоступним. Документи Google за замовчуванням встановлюють налаштування конфіденційності на Приватне, але ви завжди можете натиснути синійЗмінав середині вікна Додатково (під Хто може отримати доступ), щоб налаштувати параметри конфіденційності.

Використовуйте функції коментарів та чату

За допомогою Google Docs ви можете переглядати в режимі реального часу, як інші люди вносять зміни до документа. Клацнувши на Коментарі в правому верхньому куті екрану ви або хтось із тих, хто є у документі, може розпочати обговорення вашого проекту. Ви також можете побачити, які користувачі зараз переглядають документ, використовуючи ряд кіл, розташованих ліворуч від Прокоментуйте кнопку. Якщо крім вас ніхто не переглядає дану сторінку, тут нічого не з’явиться.

Ви також можете встановити кожен документ таким чином, щоб отримувати сповіщення, коли люди вносять до нього зміни, згадують ваше ім’я або взаємодіють з одним із ваших коментарів. Сповіщення можуть бути корисним інструментом для співпраці з великими групами людей. Це ідеально підходить для роботи з групою, яка знаходиться не в одному фізичному просторі. Якщо з якихось причин ви не хочете, щоб користувачі мали можливість додавати коментарі до певного документа, ви також можете змінити режим редагування (докладніше про це в наступному розділі).

Познайомтесь з різними режимами редагування

Безпосередньо під Поділитися Кнопка - це параметри перегляду, пропонування редагувань та редагування документів. Поки Редагування параметр дозволяє редагувати, Підказуючи дозволяє рекомендувати зміни. Перегляд дозволяє переглянути або роздрукувати файл. Підказуючи Параметр подібний до функції Track Changes у програмі Word. Буде позначати зелені кольори будь-які зміни, внесені в документ. Потім інші користувачі можуть схвалити або заборонити ці зміни, перш ніж вони стануть частиною остаточного проекту. Навіть якщо ви не використовуєте Підказуючи Ви завжди можете переглянути історію редагувань документа, перейшовши до Файл> Історія версій> Переглянути історію версій .

Знімок екрана історії редагування Документів Google скріншот

Спробуйте інший тип документа

Google Drive може запропонувати більше, ніж текстові документи. Наприклад, Слайди - це версія Google PowerPoint від Google, і ви можете співпрацювати над презентаціями так само, як і з Документами. Слайди також можуть виступати як самостійні презентації - і ви можете заблокувати редагування, щоб глядачі могли лише переглядати, а не змінювати. Іншим інструментом, «Таблицями», є використання компанією Microsoft Excel. Як і Excel, Таблиці дозволяють користувачам створювати формули, маніпулювати даними та обмінюватися оновленнями в режимі реального часу.

З точки зору функціональності він не завжди такий обширний, як Office 365, G Suite - це корисний та зручний спосіб створення вмісту в Інтернеті. Мабуть, найбільшим плюсом для Google Docs і всього G Suite є те, що він безкоштовний у використанні. Нам також подобається, що весь ваш вміст може жити в Інтернеті (або локально, якщо ви хочете). Все, що вам потрібно зробити, це створити обліковий запис Google, щоб скористатися усіма перевагами.

Останні повідомлення