Як створити резервну копію електронних листів, контактів та іншого в Outlook

як видалити користувача на Mac racorn / 123RF Для багатьох професіоналів Microsoft Outlook є центром їх робочого процесу. У такому випадку важливо переконатися, що файли програми - записи електронної пошти, контакти та календарі - періодично резервно копіюються у безпечне місце. Так само, якщо ви переїжджаєте на новий ПК, набагато простіше перезавантажити один файл, ніж знову пройти нудний процес налаштування облікових записів електронної пошти. На щастя, Outlook спрощує резервне копіювання облікового запису та налаштувань вручну та повторне імпортування для зручності налаштування. Наведений нижче посібник стосується Office 2010, Office 2013 та Office 2016.

Резервне копіювання файлів

Крок 1:Щоб розпочати резервне копіювання файлів у програмах Outlook 2013 та 2016, клацніть на Файл меню та виберітьВідкрити та експортуватиз лівого меню.

перспектива-відкрити та експортувати Марк Коппок / Цифрові тенденції

Крок 2:Клацніть наІмпорт-експорт , щоб відкрити майстер імпорту та експорту, який також виведе вас із сенсорної системи меню - найкраще мати звичайну клавіатуру та мишу або тачпад для наступних кроків. У програмі Outlook 2010 натисніть Файл,виберітьВаріанти,і натиснітьРозширений.

прогноз-імпорт-експорт Марк Коппок / Цифрові тенденції

Крок 3:Клацніть Експорт щоб відкрити майстер. Наступні кроки однакові для всіх трьох версій Outlook.

експорт у файл Майкл Крайдер / Цифрові тенденції

Крок 4:Виберіть Експорт у файл зі списку дій та натисніть Далі,що призведе до двох варіантів. Виберіть Файл даних Outlook (.pst),і натисніть Далі знову. На наступному екрані виберіть файли та папки, для яких потрібно створити резервну копію. Здебільшого вам потрібно створити повну резервну копію файлів для одного облікового запису. Для цього просто натисніть електронну адресу, пов’язану з обліковим записом, перший елемент у списку та натисніть Далі. Переконайтеся, що Включіть підпапки перевіряється так, щоб ви захопили всю інформацію.

виберіть папку Майкл Крайдер / Цифрові тенденції

Крок 5:Якщо ви хочете отримати більший контроль над резервними копіями, клацніть окрему папку пошти, розділ Контакти або календарі або будь-який інший параметр у списку. За замовчуванням також буде створено резервні копії всіх папок у вибраній папці. Щоб вимкнути цю поведінку, зніміть прапорець, позначений включати підпапки. Щоб видалити із резервної копії певні повідомлення електронної пошти, наприклад, повідомлення, надіслане на вашу особисту адресу або з неї, натисніть фільтри. На цьому екрані ви можете створити пошук за словом, темою чи полем тіла, за адресою або з адреси чи за часом. Додаткові фільтри, включаючи розмір, прапори та оцінку важливості, доступні через МВибір руди і Розширений вкладки. Завершивши налаштування фільтрів, натисніть гаразд щоб повернутися до меню експорту.

прогноз-експорт-фільтри Марк Коппок / Цифрові тенденції

Крок 6:Наступний екран дозволяє вибрати місце та назву файлу резервної копії. Клацніть Перегляньте, потім перейдіть до потрібної папки, назвіть файл і натисніть гаразд. Потім вікно браузера закриється.

робочий стіл Майкл Крайдер / Цифрові тенденції

Крок 7:Клацніть Готово. Ви можете додати пароль до цього файлу для додаткової безпеки або залишити обидва поля порожніми, якщо не хочете призначати пароль. Потім натисніть гаразд щоб створити файл резервної копії. Майте на увазі, що якщо у вас є маса електронних листів, збережених у програмі Outlook, це може зайняти кілька секунд.

Управління резервними копіями

Щойно створений файл PST можна перемістити або скопіювати, як і будь-який інший файл. Це дозволяє легко тримати його в безпеці; просто перекиньте його на USB-накопичувач, перетягніть на зовнішній жорсткий диск або завантажте в хмару, щоб зберегти запис ваших електронних листів, фізично відокремлених від комп’ютера. Майте на увазі, що файл досить великий - 1000 електронних листів у нашому тестуванні становлять близько 100 МБ - і тому ви можете не змогти надіслати його за звичайними каналами.

Пам'ятайте, що це не активний файл, тобто він не буде записувати чи створювати резервні копії будь-яких електронних листів, які ви отримуєте або надсилаєте післяви його створюєте. Для отримання більш сучасного файлу Outlook автоматично зберігає ваші електронні листи та інші налаштування у файлі PST у Документи> Файли Outlook папку під вашим іменем користувача. Цей файл завжди оновлюється, але оскільки він зберігається локально, він вразливий до помилок. Ви можете зменшити ризик втрати останніх електронних листів, елементів календаря та контактів, встановивши програму резервного копіювання або хмарного сховища для моніторингу папки Outlook Files.

Імпорт резервних копій

Крок 1:Процес імпорту файлів резервних копій PST схожий на їх створення. У програмах Outlook 2013 та 2016 натисніть Файл у головному вікні Outlook та виберітьВідкрити та експортувати від безлічі варіантів. Потім виберітьІмпорт-експорт щоб відкрити майстер імпорту та експорту. У програмі Outlook 2010 натисніть Файл, виберіть відчинено, ”І натиснітьІмпорт. Наведені нижче дії стосуються всіх трьох версій Outlook.

прогноз імпорту Майкл Крайдер / Цифрові тенденції

Крок 2:Клацніть Імпорт з іншої програми або файлу, після чогоДалі. Після цього виберітьФайл даних Outlook і натисніть Далізнову. Клацніть Перегляньтета перейдіть до файлу, який потрібно імпортувати, на локальній машині, зовнішньому пристрої або десь у підключеній мережі. В Варіанти області, ви можете замінити повторювані електронні листи та контакти імпортованими елементами, дозволити створювати дублікати або просто не імпортувати дублікати.

перспективи імпорту Майкл Крайдер / Цифрові тенденції

Крок 3:Якщо резервна копія, з якої ви імпортуєте, новіша за електронні листи, які ви наразі маєте в Outlook, виберіть Замінити дублікати. Якщо резервна копія старіша за поточну електронну пошту в Outlook, виберіть Не імпортувати дублікати. Як правило, не потрібно вибирати Дозволити створювати дублікати якщо ви не знаєте, що вам потрібна конкретна інформація як із старих, так і з нових файлів. Клацніть Далі коли ви будете готові продовжити.

папки імпорту Майкл Крайдер / Цифрові тенденції

Крок 4: На цьому екрані виберіть, які папки потрібно імпортувати та куди ви хочете їх імпортувати. Якщо ви імпортуєте інформацію з одного облікового запису, просто натисніть Файл даних Outlook. Ви також можете вибрати окремі папки або відфільтрувати файл, як у розділі вище. Клацніть Готовоколи будете готові, і, якщо буде запропоновано, введіть пароль, пов’язаний із вашим файлом. Це воно! Ваші електронні листи та інші налаштування з’являться в Outlook після завершення процесу імпорту.

Останні повідомлення