Mark Coppock / Digital Trends Microsoft Excel 2016, який міститься в наборі Office, є останньою та найкращою програмою для роботи з електронними таблицями від Redmond, і є вагома причина, тому що багато хто з хлібопекарів використовує його для всіх своїх потреб у подрібненні. Незважаючи на те, що Excel підходить для простих електронних таблиць для відстеження витрат або побудови календарів, він входить у свої права, коли вам потрібно нарізати кубики, а потім представити складні дані. Тут ми покажемо вам, як створити зведену таблицю в Excel, щоб скористатися одним із найпотужніших інструментів програми.
Перш ніж ми почнемо, для чого саме корисні зведені таблиці? Простіше кажучи, зведені таблиці дають змогу по-різному і під різними кутами подивитися одні й ті самі дані, щоб полегшити глибокий аналіз та виявити важливі тенденції. Наприклад, коли ви оцінюєте результати продажів, можливо, вам захочеться подивитися на окрему особу, конкретний товар або певний часовий проміжок. За допомогою зведеної таблиці ви можете створити один пул інформації, а потім легко змінити фокус з одного на інше - аналіз, який було б нудно виконувати вручну.
Зверніть увагу, що для використання зведених таблиць вам знадобиться повна версія Excel 2016. Універсальна платформа Windows (UWP) для Windows 10 версії Excel не включає цього та багатьох інших вдосконалених функцій Excel. Нарешті, якщо ви хочете випробувати нові функції Excel, приєднайтеся до програми Office Insider і, можливо, першим випробуєте нову функцію зведеної таблиці.
Крок 1: Підготуйте свої дані
Можливо, найважливішим кроком у використанні зведених таблиць Excel є ретельна організація даних. Найпростіший спосіб зробити це - використовувати таблиці Excel, які дозволяють додавати рядки, які будуть включені до зведеної таблиці кожного разу, коли ви натиснете кнопку оновлення. Але, як мінімум, ви хочете, щоб ваші дані мали табличну форму з інформативними заголовками стовпців і з послідовними даними всередині стовпців.
Наприклад, скажімо, ви хочете проаналізувати інформацію про продажі для своєї компанії. У вас є шість продавців, які продають три товари в ряді регіонів. Ваша продукція пристосована для кожного клієнта, і тому ціни варіюються. Ось зразок таблиці з вигаданою інформацією, яка дасть вам уявлення про те, як можна організувати дані з урахуванням зведеної таблиці.
Таблиця була створена простим введенням даних, а потім виділенням цілого діапазону, а потім переходом до Insert> Table. Знову ж таки, вам не потрібно робити цей крок, але рекомендується, якщо ви хочете додати більше рядків даних пізніше та полегшити оновлення зведеної таблиці.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Крок 2: Спробуйте рекомендацію
Excel наповнений чудовими прийомами, щоб полегшити роботу з даними, і, коли це можливо, він намагатиметься вгадати, що ви хочете виконати, а потім автоматично виконувати кілька кроків. Цей корисний характер демонструється тут інструментом Рекомендовані зведені таблиці, який переглядає ваші дані та пропонує деякі логічні варіанти того, як аналізувати та представляти речі.
Щоб використовувати рекомендовану зведену таблицю, просто перейдіть до Вставити> Рекомендовані зведені таблиці. Excel запропонує кілька варіантів для розгляду. У нашому прикладі Excel пропонує створити 10 різних зведених таблиць, які розглядають ряд різних кутів наших даних про продажі. Зверніть увагу, що те, як ви позначаєте стовпці, має значення; Excel читає ці заголовки та пропонує рекомендації, які мають найбільший сенс. Наприклад, якщо ви хочете ознайомитись із цінами продажу, не використовуйте термін "вартість", оскільки Excel відповідно базуватиме свої рекомендації.
Однією з рекомендацій є "Сума загального обсягу продажів клієнтом". Якщо ми виберемо цей параметр, Excel продовжить створення зведеної таблиці.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Зверніть увагу, що в зведеній таблиці відображаються лише ті дані, які стосуються нашого поточного аналізу. Праворуч ви знайдете критерії, за допомогою яких Excel створив його, у діалоговому вікні Поля зведеної таблиці. Ми розглянемо, що означає кожне з цих полів, у наступному розділі про налаштування.
Крок 3: Налаштуйте свою зведену таблицю
Кожен з елементів у цьому діалоговому вікні важливий для того, щоб визначити, як працюватиме ваша зведена таблиця. Клацніть на гвинтик конфігурації, щоб змінити вигляд цього діалогового вікна на те, що найкраще вам підходить.
Вибір полів
Тут ви вибираєте, які стовпці включати у свою зведену таблицю. Те, як ці дані будуть заповнюватися у зведеній таблиці, визначається типом даних, які вони представляють - Excel вирішить для вас, додавати стовпець до сводної таблиці або додавати дані поля всередині таблиці. Наприклад, якщо ви виберете “Предмети”, Excel передбачає, що ви хочете додати кількість предметів для кожного клієнта.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди З іншого боку, якщо ви виберете «Дата», Excel поміщає дані в таблицю та організовує продажі за часом, коли вони відбулися.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Працюючи над власними зведеними таблицями, ви можете експериментувати, щоб побачити, як додавання та видалення полів впливає на дані, що відображаються. Ви побачите, що Excel чудово робить вибір, який має сенс, але ви також можете змінити ситуацію, якщо вибір Excel не має сенсу.
Фільтри
Перетягніть елементи зі списку вибору полів у розділ “Фільтри”, якщо ви хочете обмежити показ даних. Наприклад, якщо перетягнути “Клієнт” у розділ “Фільтри”, ви зможете легко показати лише дані одного або вибраної групи клієнтів.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Стовпці
Перетягуючи поля в розділ "Стовпці", ви можете розширити спосіб звітування про ваші дані. Знову ж таки, коли ви перетягуєте поле в цей розділ, Excel спробує зрозуміти, як ви хочете, щоб дані були представлені. Наприклад, якщо перетягнути “Дата” у розділ “Стовпці”, тоді Excel відобразить продажі, підсумовані для найбільш логічного періоду часу, який у цьому випадку становить місяць. Це було б корисно, якби ваша головна проблема полягала в тому, скільки продається щомісяця, орієнтуючись на схеми закупівель клієнтів.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Рядки
Подібним чином ви можете перетягнути поля в розділ «Рядки», щоб вставити різні дані в рядки зведеної таблиці. Знову ж таки, якщо ми перетягнемо “Дата” у розділ “Рядки”, Excel розподілить продажі за клієнтами на місяць, але дані будуть узагальнені за замовником, а не за місяцем, як у попередньому прикладі. У цьому випадку вас здебільшого турбує, скільки ви продали кожному клієнту, але ви також хочете виявити будь-які тенденції, що базуються на часі.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Цінності
Нарешті, розділ „Значення” визначає, як ви аналізуєте свої дані. У всіх наших прикладах до цього часу ми розглядали загальний обсяг продажів. Якщо натиснути клавішу зі стрілкою вниз у цьому розділі, ви можете налаштувати параметри поля значень, щоб переглянути інший числовий розрахунок.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Наприклад, скажімо, ви хочете розглядати середні показники продажів, а не загальні продажі. Ви просто вибрали “Середнє” у діалоговому вікні налаштування поля значення. Ви також можете встановити формат числа, щоб результати мали найбільший сенс.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Тепер, замість того, щоб врахувати загальний обсяг продажів за замовником, а потім розрахувати загальний підсумок, ми розглядаємо середні продажі по компаніях, а потім середні продажі по всій компанії. Це було б корисно для оцінки, які клієнти, наприклад, перевищують або нижче середнього за обсягом продажів, а отже, які заслуговують на найбільшу (або найменшу) увагу. У нашому прикладі, можливо, Acme Engineering та Jones Roofing не заслуговують на таку увагу, як інші.
Очевидно, що зведені таблиці пропонують безліч варіантів, що спрощують нарізання та нарізування даних. Фокус у ефективному використанні зведених таблиць полягає у визначенні саме того, що ви хочете побачити, перш ніж почати застосовувати параметри. Ви також хочете переконатися, що ваші дані відповідають тому, як ви склали таблицю та як назвали заголовки. Чим обережніше ви будете налаштовувати ситуацію, тим ефективнішими будуть ваші зведені таблиці.
Крок 4: Створіть власні зведені таблиці з нуля
Після того, як ви погралися з функцією зведеної таблиці та зрозуміли, як різні параметри впливають на ваші дані, ви можете розпочати створення зведеної таблиці з нуля. Процес схожий на використання рекомендацій, лише ви переходите до Вставка> Зведена таблиця, а потім вручну вибираєте свої дані як перший крок.
У нашому випадку це означає вибір таблиці1, але ми також можемо вибрати діапазон даних або отримати з зовнішнього джерела даних. Ми також можемо вирішити, чи хочемо ми створити новий аркуш або розмістити зведену таблицю біля наших даних у певному місці на існуючому аркуші.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Після того, як ми зробили вибір, перед нами з’являється порожня зведена таблиця та діалогове вікно Поля зведеної таблиці.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Створення нашої власної зведеної таблиці - це лише проста справа вибору полів та визначення того, як ми хочемо, щоб дані обчислювались та відображались. Скажімо, ми хочемо подивитися, як працюють продавці за місяць, із загальною сумою продаж за рік. Ми вибрали б поля “Продавець”, “Дата” та “Загальний обсяг продажів”, перетягнули поле “Продавець” до розділу “Фільтри” та налаштували значення, які відображатимуться як валюта. Excel автоматично додає відповідні елементи дати до розділу «Рядки» і припускає, що ми хочемо бачити суми.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди За замовчуванням Excel відображатиме всі дані для всіх продавців. Ми також можемо вибрати одного продавця, щоб бачити лише його дані. У цьому випадку ми бачимо, що Джуді Френч мала продажі лише за три місяці, незважаючи на те, що її продажі були значними. Це може означати, що процес її продажу був довшим, бо вона йшла за китами, а не за рибами - цінний висновок, якщо точний. Можливо, інвестування в помічника, який допоможе Джуді швидше закрити свої продажі, було б непоганою ідеєю.
Марк Коппок / Цифрові тренди Марк Коппок / Цифрові тренди Крок 5: Інвестуйте в деяке навчання
Якщо ви хочете отриматисправді добре користуючись зведеними таблицями Excel, витратьте трохи часу на те, щоб дізнатись трохи більше про те, як він використовує різні типи даних. Корпорація Майкрософт пропонує власні навчальні ресурси, і є безліч сторонніх тренерів, на які варто звернути увагу.
Однак загалом це означає копати в Excel способом, який виходить за рамки цього посібника. Тим не менш, сподіваємось, ви тепер бачите, як зведені таблиці можуть бути потужним інструментом аналізу ваших даних, і порівняно легко розпочати роботу, якщо ваші дані налаштовані на потрібний тип таблиці. І ми не можемо підкреслити, наскільки важливо знати, чого ви хочете досягти за допомогою сводної таблиці, перш ніж розпочати.
